Så jeg vil gerne vide, hvad folk her synes, og hvad er den bedste måde for mig at guide denne person ud af denne vane?

Hvis denne person rapporterer til dig , så antager jeg, at du har regelmæssige en-til-en-møder.

Under dit næste møde skal du formidle, at dette er uacceptabel adfærd, og at hendes opmærksomhed kræves i fremtidige møder.

Du kan vælge at påpege, hvordan dette får dig til at føle, og hvordan det påvirker møderne negativt.

Accepter ikke en undskyldning "Jeg var multitasking", hvis du ikke vil have hende til at gøre så. Mens der er masser af artikler og rapporter, der debunker myten om multitasking (google "myten om multitasking" for at finde dem), er det ikke rigtig problemet her. Hvordan du ønsker, at dine direkte rapporter skal opføre sig, er det eneste spørgsmål ved hånden.

Enhver virksomhed og hver afdeling har deres egen kultur og forventninger. Hvis du leder denne gruppe, kan du beslutte, hvordan møder, der involverer dit team, skal deltage.

For omkring 20 år siden havde en af ​​mine manager en samtale med mig. Da jeg gik til møder, havde jeg ofte hovedet nede ved at doodle hele tiden - dette er MÅDE før iPads eller endda smartphones. Det var ikke fordi jeg ikke var opmærksom eller endda ”fuldt ud der”. Sådan er jeg bare: konstant i bevægelse.

Til sidst havde min chef haft nok af forskellige mennesker, der klagede, og han satte mig ned til en samtale . Han sagde,

Jeg ved uden tvivl, at du er involveret i disse møder. De spørgsmål, du stiller, er altid på det rette punkt og skærer generelt meget affald. Jeg har set dig sidde og doodle i 45 minutter og se fuldstændig keder ud, men jeg ved, at du selvfølgelig tog det hele, fordi dine projektdesigner konsekvent opfylder alle de angivne krav sammen med andre, de ikke bragte op.

Dit arbejde er ikke problemet. Problemet er, at nogle mennesker ikke forstår, og det får dem til at føle, at de ikke er blevet hørt. De tror, ​​du hellere vil være hvor som helst, men der. Jeg har brug for, at du gør en bevidst indsats for at fremstå som om du er 100% engageret. Hvis du kan gøre dette, ved jeg, at du kommer langt; hvis du ikke har det godt, kan jeg ikke længere placere dig foran vores kunder.

På det tidspunkt havde jeg ingen idé om, hvordan folk så mig. Helt ærligt gik jeg ikke engang, da jeg troede, at alt, hvad der betød, var hvad jeg producerede - selvfølgelig var jeg meget yngre dengang. Min leder viste mig imidlertid, at opfattelse var lige så vigtig, hvis ikke mere, end virkeligheden, og mit job på det tidspunkt var afhængig af det.

Nu gør jeg generelt ikke ' t doodle længere. Nå, ikke medmindre jeg målrettet forsøger at drejningsmoment nogen.

Når du kommer til din specifikke situation, hvor en medarbejder prøver at udføre flere handlinger på samme tid, skal du fortælle dem, at de ikke opfatter opfattelsesspillet. At være i et møde betyder, at de har din fulde og udelte opmærksomhed. Hvis denne person ikke kan give det, skal de ikke være til stede.

Mere end dette skal du fortælle hende, at hun fejler på den mest mulige offentlige måde og at dette er en CLM. Andre vil forstå, at de bliver nødt til at vente på hendes hjælp, mens hun er engageret i mødet. Ikke kun vil de forstå, men de vil stille godkende det, da de vil tro, at de kan få hende fuld opmærksomhed på deres problem, når tiden kommer. Dette er et personligt PR-spørgsmål, og hun har brug for at eje det.

Dette er en hård ting at gøre høfligt. Det er dog værd at gøre. Hvis din virksomhed ikke helt forbyder alt sidearbejde i møder, kan du sandsynligvis ikke forbyde sidearbejde på dine møder. Du kan dog minimere det ved at:

• gøre dine møder overbevisende, interessante og værd for alle, der er i dem. Sidework siger "Jeg har bedre ting at gøre end dette." Det værste er det møde, hvor intet er klar, så 10 mennesker ser 3 personer afslutte det, der skulle have været gjort, før mødet startede. Hvad kan du gøre for at slippe af med de lange kedsomheder?
• skelne mellem sidearbejde, der svarer til at forlade mødet, og sidearbejde, der kan distrahere andre. Hvis du ville være ok med rapporten, der gik og arrangerede at maile og sige "ok de 3 personer er færdige med regnearket, kom tilbage til mødet nu", så skal du være ok med rapporten, der stille og roligt arbejder på en anden opgave og afstemmer den kedelige del af mødet
• har nultolerance for forstyrrende sidearbejde, såsom høje chats eller for ikke at lytte, når noget var relevant. Du kan endda begå den milde synd ved at kritisere offentligt, hvis du har brug for at sige "X, kan du holde det nede eller tage det ind i salen tak?" eller "Nå X, det er det, som Y har forklaret i de sidste 5 minutter. Det viser sig, at vi lige havde den del af mødet, du havde brug for at være her til. Y, kan du gentage det, når X lytter?"

Mellem at reducere trangen til sidearbejde ved at have et møde X ønsker at være i, og at slå håndleddet, når sidearbejdet påvirker mødet, skal du være i stand til at få det ned til en lille mængde af konsekvensfri tidsfyldning. X kan endda være lidt mere produktiv, hvis du accepterer, at noget andet arbejde vil ske under mindre overbevisende dele af mødet. Og du vil have en ting mindre at diskutere om.

Det vil efterlade dig den "uhøflige" del af adfærden. Din beskrivelse om at komme ind i mødet med en samtale i gang, og holde det i gang, eller gå ind og starte medarbejde med det samme, er lidt respektløst over for mødearrangøren. For den særlige opførsel vil jeg have en privat samtale og sige "mange mennesker finder det uhøfligt ikke at give din fulde opmærksomhed til arrangøren i de første par minutter. Jeg forstår, at du måske vil stille arbejde med andre ting under dele af mødet, som er mindre relevante for dig, men som et spørgsmål om høflighed, skal du ikke gøre noget andet i de første 5 eller 10 minutter, mens vi fastlægger mødets formål og dagsorden. Det vil gøre en stor forskel for følelserne hos andre mennesker på mødet. " Dette er en klar retning med en klar forklaring, og den gælder kun for de første par minutter af mødet.

Selvom det er dejligt, at hun vil være produktiv, men det er ikke acceptabelt at gøre det på bekostning af de andre på mødet. Målet der er, at alle skal have gavn.

Jeg synes ikke, at e-mail er så effektiv. Du burde have konfronteret hende personligt, hvis du føler dig stærk over det. Det kan være svært for folk at forstå din fulde hensigt med en anmodning. Undertiden kommer e-mail over som stump og upersonlig, men i dette tilfælde kan det ses som ikke en big deal. Det er let at give et hurtigt svar med undskyldninger.

Næste gang det sker. Jeg foreslår, at du anmoder om et enkelt møde lige efter det næste møde, dette sker. Hvis problemet er løst, skal du takke hende personligt. Det er vigtigt at holde trit. Hun får muligvis mange ting gjort, men indtrykket fra andre på kontoret stemmer muligvis ikke overens.

Hvis du hævder din påstand om, at denne medarbejders deltagelse og tilstedeværelse er påkrævet for hvert emne, der diskuteres på mødet, ville jeg have lidt at tilføje til de andre svar. Der er dog et par overvejelser fra medarbejderens perspektiv:

1. Hendes tilstedeværelse er muligvis ikke så krævet, som du tror det er, og hun ved det. Jeg har ingen måde at vide, om dette er tilfældet. Imidlertid kan hun ikke føle sig godt tilpas med at fortælle dig, at hendes tilstedeværelse på mødet ikke er til gavn for din organisation.
2. Hendes tilstedeværelse og deltagelse kræves virkelig i det mindste noget af tiden. Hun kan dog føle, at hun har problemer med at overholde deadlines eller tage tid væk fra andre dele af sit job til mødet. Hvis det er tilfældet, kan det være en fordel at arbejde med hende for at finde ud af, hvad vejspærringen er.
3. Hvis det er muligt, at hun har brug for at være til stede for spørgsmål, kunne hun være mindre forstyrrende ved at deltage i mødet eksternt, selvom hun faktisk er på kontoret. Vi gør det hele tiden på min nuværende kundes kontor: F.eks. Er softwareudviklere, der arbejder på et af de store forretningsprojekter, en del af det ugentlige statusmøde for projektet, men de forbliver typisk i deres terninger (eller fjernbetjening, hvis det er nødvendigt) med headsettet tændt og lytte efter spørgsmål, du skal besvare. På den måde forstyrrer udviklingsarbejdet ikke mødet.

Selvom det er muligt, at ingen af ​​disse punkter finder anvendelse, kan det være værd at overveje, om medarbejderen mener, at de gør det, og adressere hendes misforståelse fra det perspektiv.

I stedet for at diskutere, om dette er dårlig mødetikette, ville jeg først finde ud af, om hendes opførsel generer andre deltagere, forstyrrer / bremser mødet på nogen måde eller forårsager noget mærkbart konkret problem. Hvis det er tilfældet, kan du gå tilbage til hende og sige, at hun spilder andres tid og / eller forårsager problemer og høfligt, men bestemt bede hende om at ændre sig. Hvis ikke, skal du bare acceptere hendes opførsel. Møder handler om at løse problemer og træffe beslutninger, ikke om etikette.

Det er også muligt btw, at hun kommer fra en anden kulturel baggrund end dig, hvor hendes opførsel er helt normal og accepteret, mens det i din kultur er måske ikke. Så igen, medmindre der er mærkbar skade, skal du prøve at acceptere, at mennesker og kulturer er forskellige.

Opdater

For at præcisere og reflektere over kommentarer: min pointe er, at hvad OP udtrykker ovenfor er grundlæggende hans personlige mening (at irritere sig over den anden persons opførsel). Han har bestemt ret til at blive irriteret såvel som at bede den anden person om at ændre hendes adfærd for at forhindre det. Målet skal dog først være klart. Der er forskel på

• "Når du gør X, får det mig til at føle Y, og jeg kan ikke lide det", og
• "Når du gør X, bryder det vores arbejdsaftale og forstyrrer teamets præstation ".

Jeg indså også en dybere bekymring: OP spørger, hvordan man behandler et symptom (rapporten opfører sig ikke på møder), mens det ville være værd at grave ind i grundårsagen (e) i stedet. Der kan være mange grunde til hendes opførsel, herunder

1. (som jeg nævnte ovenfor), hun kan være fra en anden kultur / generation og er uvidende om de uskrevne lokale normer
2. hun kan have et pres på hende for at afslutte opgaverne hurtigst muligt
3. hun føler måske, at mødet er uproduktivt og spilder sin tid
4. hun er muligvis den eneste ekspert på sit felt og er konstant efterspurgt

Flere af disse har tendens til at skabe problemer for hele teamet eller virksomheden i det lange løb, hvis de ikke identificeres og behandles i tide. Og hver af disse kan kræve forskellige handlinger:

1. du skal blot uddanne hende
2. dette lyder som et projektledelsesproblem, så du bør analysere, hvorfor hun er under pres og er der en måde at planlægge opgaver bedre for at udjævne hendes arbejdsbyrde eller frigøre hende i løbet af vigtige møder
3. kan det betyde, at mødet er dårligt organiseret, der er for mange inviterede, diskussionen fokuserer ikke på dagsordenen, og / eller en eller anden deltager har "kapret" mødet, taler uendeligt og ikke tilladt andre at deltage - så mødearrangøren / facilitatoren skal muligvis blive mere aktiv
4. dette er en langsigtet risiko for hele virksomheden, som skal afhjælpes ved at hjælpe f.eks parring af opgaver

Derfor foreslår jeg, at du ikke handler efter personlig følelse, men først taler med andre (såvel som hende).